Для руководителей: как получить от покупки ПО максимум отдачи


.... Вчера вы приобрели стиральную машинку. Быструю, бесшумную, с большим барабаном и удобными кнопочками, и всякими функциями. Вы долго выбирали среди разных моделей разных производителей и выбрали лучшее для вас. Поздравляем! Машинка будет экономить вам время и избавлять от трудоемкой работы и приносить нужный результат - чистовыстиранное белье. Но вы не сможете получить этого, если не проведете подготовку к эксплуатации – надо правильно установить машинку в выбранном помещении, подключить ее к заранее подведенной трубе с водой и канализационной трубе, электричеству и, конечно, изучить, как пользоваться машинкой, т.е. прочитать инструкцию пользователя. Если всего этого не сделать, то машинка рискует превратиться в тумбочку в вашей прихожей.

Точно также иногда в компаниях приобретенное программное обеспечение мало используется сотрудниками или используется не по назначению, заложенные функции не применяются и в итоге компания не получает желаемых результатов. А причиной всему то, что в компании не был проведен комплекс подготовительных мер (как в примере со стиральной машинкой), который называется внедрением программного обеспечения. 
Важно понимать что внедрение программного обеспечения - это не столько техническая настройка компьютеров, сколько соединение существующих технологических процессов в компании с возможностями программного обеспечения. Зачастую приобретенные возможности таковы что позволяют изменить эти технологические процессы в целях повышения их эффективности.

Итак, мы выяснили, что качественно выполненное внедрение программного обеспечения  поможет в дальнейшем использовать приобретенное ПО в полном мере (т.е. использовать затраченные на покупку ПО средства на 100%).

В общих чертах критерии качественно выполненного внедрения ПО сводятся к следующему:

1. Сотрудники компании понимают для решения каких целей и задач в компании внедряется выбранное ПО.

2. Каждый сотрудник знает, какие действия конкретно ему необходимо выполнять с помощью внедряемого ПО, и он их умеет выполнять. Эти действия четко описаны и закреплены за сотрудником в соответствующих документах.

3. Внедряемое ПО должным образом установлено на рабочих компьютерах сотрудников и серверах компании, настроено и должным образом работает.

Перечисленные критерии успешно достигаются при внедрении программного продукта RealDoc NetRun: при приобретении продукта заказчик получает не только сам программный продукт с руководством пользователя, но и методику внедрения это продукта, в том числе шаблоны документов внедрения:

«План-график внедрения и приказ о начале внедрения» - документ, описывающий кем, что и в каком порядке должно быть выполнено конкретно в данной компании в процессе внедрения RealDoc. Документ поможет выполнить внедрение в четко определенные сроки.

«Регламент эксплуатации автоматизированного программного комплекса RealDoc NetRun» - документ, в котором описаны процессы и операций, выполняемые сотрудниками компании при эксплуатации RealDoc (проще говоря, кто и как должен использовать ПО).

Опыт компаний уже эксплуатирующих RealDoc NetRun показывает что этих документов достаточно чтобы выполнить внедрение продукта и уже сам по себе процесс доработки этих документов под конкретную компанию позволяет сотрудникам и руководителям лучше понять и описать существующие в компании технологические процессы изготовления строительной проектной документации.